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El mandato

El mandato

  • ¿Qué es el mandato?

    El mandato u orden de domiciliación es el medio por el que el deudor autoriza y consiente al acreedor a:

    • (a) iniciar los cobros mediante el cargo en la cuenta indicada por el deudor
    • (b) autoriza a la entidad del deudor a cargar en su cuenta los adeudos presentados al cobro por la entidad bancaria del acreedor.

    El mandato debe estar suscrito por el deudor como titular de la cuenta de cargo o persona en disposición de poder otorgado por éste, antes de iniciar el cobro de los adeudos. El mandato firmado debe quedar almacenado en poder del acreedor mientras esté en vigor, durante el periodo de reembolso, así como durante los plazos que establezca la Ley para la conservación de documentos, una vez cancelado.

  • ¿Qué es la referencia única del mandato?

    Es la referencia que asigna el acreedor a cada mandato para identificar los adeudos asociados a un mandato concreto. Permite identificar cada orden de domiciliación o mandato firmado por el deudor y debe ser única para cada mandato. Consiste en un código alfanumérico de 35 posiciones.

  • ¿Qué es la desmaterialización del mandato?

    Se entiende por desmaterialización a la traslación de los datos del mandato en papel firmado por el deudor a un formato electrónico.

  • ¿Se debe mantener la referencia única del mandato cuando se migre a SEPA?

    Para órdenes de domiciliación existentes para los adeudos domiciliados domésticos anteriores a la migración a SEPA, se deberá mantener la referencia única de la orden de domiciliación codificándola conforme a los requisitos SEPA. Las reglas técnicas para la migración se encuentran definidas en el documento de Migración de adeudos domiciliados españoles Archivo PDF: Abre en nueva ventana (173 KB).

  • ¿Es necesario recabar nuevos mandatos o adaptar los existentes para emitir adeudos directos SEPA?

    Las órdenes de domiciliación vigentes para el cobro de adeudos domiciliados en el sistema tradicional antes del 1 de febrero de 2014 seguirán siendo válidas para emitir adeudos directos SEPA únicamente en el instrumento básico, por lo que no es necesario recabar nuevos consentimientos ni modificar los existentes.

    Ahora bien, en el caso español, se han definido una serie de reglas técnicas para la migración de los adeudos asociados a las autorizaciones preexistentes, que pueden consultarse en el Plan de Migración de adeudos españoles Archivo PDF: Abre en nueva ventana (173 KB).

    Para la emisión de adeudos directos SEPA que no se hayan tramitado con anterioridad en el sistema tradicional, será preciso recabar nuevos mandatos basándose en las reglas de los instrumentos de adeudo directo SEPA, ya sea Básico o B2B.

  • ¿Es obligatoria la custodia del mandato? ¿Qué ocurre si no se dispone de órdenes de domiciliación de los recibos?

    En cualquiera de los instrumentos de adeudo, ya sea el tradicional o los definidos para la SEPA, para emitir operaciones de adeudo, es necesario que previamente exista una orden firmada por deudor para domiciliar los pagos. Dicha orden será custodiada por el acreedor.

    Caso de no existir ese mandato se entenderá que la operación no está autorizada.

    Las órdenes de domiciliación válidas para el cobro de adeudos domiciliados en el sistema tradicional antes del 1 de febrero de 2014 seguirán siendo válidas para emitir adeudos directos SEPA únicamente en el instrumento básico. El cliente deudor da su consentimiento tanto al beneficiario, como a su entidad indirectamente a través del beneficiario, por lo que los mandatos, así como toda modificación o cancelación posterior, han de quedar en poder del beneficiario (o de un tercero por cuenta de este) por el tiempo que le pueda ser requerido.

  • ¿Qué formato de mandato se admite en SEPA?

    El documento de mandato debe contener los datos obligatorios que se exigen para identificar la orden de domiciliación en SEPA, a saber: la referencia única del mandato, el nombre y domicilio del deudor, el IBAN, y en su caso el BIC, de la cuenta del deudor, el nombre del acreedor, el identificador del acreedor, el tipo de pago, la fecha de firma y la firma del deudor, e indicar claramente que se trata de un mandato de adeudo directo SEPA. El diseño de los mandatos es indiferente.

    En España se ha actualizado el folleto 50 de la serie de normas y procedimientos bancarios para diseñar una nueva orden de domiciliación adaptada a los requerimientos de los adeudos directos SEPA, ya sea en la versión básica como en la B2B, que recoge un formato abreviado de mandato con los elementos mínimos necesarios para emitir adeudos directos SEPA en cada una de las modalidades.

  • ¿Tiene caducidad un mandato?

    Para los instrumentos de adeudo directo SEPA cuando un acreedor no presenta adeudos con arrreglo a un mandato válido en un período de 36 meses (a contar desde la fecha del último adeudo, independientemente de que este fuera pagado, rechazado, devuelto o reembolsado), el mandato queda extingido y, por tanto, no podrá iniciar más cobros acogidos a dicho mandato, debiendo crear uno nuevo para cobros futuros.

  • Si el deudor cambia de cuenta en la misma entidad o en otra entidad diferente, ¿es necesario firmar un nuevo mandato?

    No, se trata únicamente de una modificación del mandato existente. El deudor ha de informar del cambio de cuenta a su acreedor, quien en la próxima facturación consignará el nuevo número de cuenta.

  • ¿Está afectado el cuaderno 58 por el Reglamento de la SEPA?

    Sí, los anticipos de crédito se consideran adeudos directos según la definición establecida en el Reglamento SEPA, y por tanto requieren ser adaptados a los instrumentos de pago SEPA.

  • ¿Deben estar los mandatos firmados por la entidad financiera del deudor?

    No. El mandato es un acuerdo entre acreedor y deudor que no necesita la validación posterior por parte de una entidad.

  • ¿Se pueden emitir mandatos telefónicos, por email...?

    No, en cualquiera de los instrumentos de adeudo, ya sea el tradicional o en los definidos para SEPA, para emitir operaciones de adeudo, es necesario que previamente exista una orden firmada por el deudor para domiciliar los pagos. La normativa en vigor otorga igual validez a la firma manuscrita que a la firma electrónica avanzada.

  • ¿En qué lengua deben redactarse los mandatos?

    El texto del mandato debe estar redactado en una de las lenguas del país del deudor y en inglés si el acreedor no puede determinar el idioma del deudor.

  • ¿Cuál es el período de validez de un mandato SEPA?

    La autorización o consentimiento del deudor recogido en un mandato es válido hasta expresa revocación por parte de éste o del acreedor. Para los instrumentos de adeudo directo SEPA, cuando un acreedor no presenta adeudos con arrreglo a un mandato válido en un período de 36 meses (a contar desde la fecha del último adeudo, independientemente de que este fuera pagado, rechazado, devuelto o reembolsado), el mandato queda extingido y, por tanto, no podrá iniciar más cobros acogidos a dicho mandato, debiendo crear uno nuevo para cobros futuros.

  • ¿Cambia la longitud del concepto del pago en los adeudos directos SEPA?

    Sí, las empresas europeas deberán adaptarse al estándar europeo. En SEPA el campo que recoge la información del pago consta de 140 caracteres alfanuméricos.

  • ¿Con qué plazo de antelación se deben presentar los adeudos SEPA?

    El emisor debe poner los ficheros a disposición de la entidad bancaria emisora con suficiente antelación respecto a la fecha de cobro:

    • En el instrumento básico, con carácter general será de 7 días hábiles para primeras operaciones o únicas y de 4 días hábiles para las operaciones recurrentes.
    • Para el instrumento de adeudos B2B el plazo con carácter general será de 3 días.

    No obstante, de forma equivalente a como se viene haciendo en la práctica habitual, existe la posibilidad de plazos de presentación más reducidos en ambas versiones (Core y B2B) y sin discriminación de los plazos de entrega, Estos plazos requieren un acuerdo previo con la Entidad emisora siempre que las entidades estén adscritas a este servicio.

  • ¿Qué debe consignarse en la secuencia de un adeudo?

    Según el adeudo responda a una operación de pago único o recurrente, el cliente deberá indicar, en cada caso, el código que corresponda:

    • FRST - Primer adeudo de una serie de adeudos recurrentes.
    • RCUR - Adeudo de una serie de adeudos recurrentes acogidos a un mismo mandato, cuando no se trate ni del primero ni del último.
    • FNAL - Último adeudo de una serie de adeudos recurrentes
    • OOFF - Adeudo correspondiente a una autorización con un único pago

    El incumplimiento de esta secuencia puede provocar el rechazo de las operaciones.

  •  ¿Cuándo debe emitirse un nuevo mandato?

    De acuerdo con lo definido en el Rulebook, se considera que deberá emitirse un nuevo mandato en los siguientes supuestos:

    • Cambio de esquema Core a B2B o viceversa
    • Cambio del Deudor (supone una nueva firma)
    • Si hubiere un nuevo requerimiento de adeudo directo tras haber transcurrido 36 meses desde la fecha del último adeudo presentado (incluso si éste se rechazó, devolvió o fue reembolsado) , ya que en este caso el mandato deberá haber sido cancelado dado el tiempo transcurrido.       
  • ¿Qué información debe facilitar el emisor en el caso de tener un consentimiento tácito?

    Se mantiene el procedimiento seguido con los actuales adeudos directos nacionales (legacy), es decir,  se solicitará la orden de domiciliación. El consentimiento tácito no está permitido.

  • ¿Cuándo se considera una modificación del mandato existente?

     

    De acuerdo con el Rulebook, el acreedor o el deudor pueden modificar el mandato en cualquier momento, siendo cada uno de ellos responsables de las modificaciones que les compete.

    Las modificaciones del mandato que deben ser conocidas por la entidad del acreedor o deudor son las siguientes:

    • El acreedor necesita cambiar la Referencia Única del Mandato debido a cambios internos/ reestructuraciones, en su organización.
    • La identificación del acreedor ha cambiado debido a fusiones, adquisiciones, subdivisones o cambios organizacionales de la empresa.
    • Cambio de nombre del acreedor.
    • Cambio de domiciliación bancaria del deudor en otra Entidad.

    Todos estos casos suponen una modificación del mandato, no la emisión de un mandato nuevo. La modificación del mandato se ha de comunicar dentro del mensaje de adeudo, así como el motivo de la modificación (AT-24)

    Razones:

    • Cambio del atributo AT-01 (el acreedor ha definido una nueva referencia única del mandato)
    • Cambio del atributo AT-02 (Nueva Identificación del Acreedor)
    • Cambio del atributo AT-03 (Nombre del Acreedor)
    • Cambio 1del atributo AT-07 (cambio de la cuenta de cargo del deudor en la misma entidad)
    • Cambio 2 del atributo AT-07 (cambio de la cuenta de cargo del deudor en otra Entidad)
    • Cambio del atributo  AT-01 y del  AT-02 a la vez

    Los cambios deben estar anexados al mandato original y conservados por el acreedor.

     

  • ¿Cuándo procede un anexo al Mandato?

    Cuando haya una modificación del mandato.

  • ¿Se puede cambiar la UMR antes de la migración? ¿Qué implicaciones tiene?

    Sí se puede cambiar la referencia antes de la migración. En tal caso, deberá haberse procesado al menos un adeudo antes de llevar a cabo la migración. Los mandatos válidos antes de la migración siguen considerándose válidos después de la migración a SEPA.

www.sepa.eu el portal europeo sobre la SEPA